دعوت گروهی دانش‌آموزان با فایل؛ آماده‌سازی و کنترل خطاها

برای دعوت گروهی، شماره‌ها را یکدست کنید، قالب فایل را رعایت کنید و ابتدا چند ردیف آزمایشی بفرستید؛ تفاوت دعوت با عضویت قطعی را هم بشناسید.

تیم یاس

۱۵ مهر ۱۴۰۵۲ دقیقه مطالعه

دعوت گروهی زمانی مفید است که فهرست آماده دارید و نمی‌خواهید تک‌تک شماره‌ها را وارد کنید. اما یک فایل اشتباه می‌تواند ده‌ها دعوت نامرتبط بسازد. قبل از ارسال، محتوای فایل و مقصد دعوت را کنترل کنید.

۱فایل را بر اساس قالب همان صفحه بسازید#

نام و ترتیب ستون‌ها را از نمونه یا توضیح ابزار بردارید؛ قالب اکسل داخلی آموزشگاه لزوماً قالب واردکردن نیست. شماره‌ها را به‌صورت متن ذخیره کنید و فاصله‌های اضافی را پاک کنید. شمارهٔ شاگرد و ولی را در یک ستون مخلوط نکنید، مگر ابزار صریحاً همان ساختار را بخواهد.

۲پیش از دعوت، این چهار مورد را ببینید#

فهرست به کدام کلاس یا مجموعه مربوط است؟
فرد با چه نقش و اختیاری دعوت می‌شود؟
ردیف‌های تکراری یا بدون شماره کدام‌اند؟
هزینه و روش اطلاع‌رسانی دعوت در صفحه چیست؟

برای مثال، فایل قدیمی ترم گذشته ممکن است اعضایی داشته باشد که این ترم ثبت‌نام نمی‌کنند. بهتر است ابتدا فهرست افراد موردنظر را تأیید کنید، سپس دعوت بفرستید.

۳اجرای آزمایشی#

سه تا پنج ردیف کنترل‌شده انتخاب کنید. پیش‌نمایش یا نتیجهٔ پردازش را بخوانید، خطاهای هر ردیف را اصلاح کنید و با حساب گیرنده مسیر ورود را بررسی کنید. سپس فایل اصلی را ارسال کنید. در یاس، «دعوت گروهی» مسیر مشخصی برای این کار دارد؛ تنظیمات مقصد و نقش را قبل از اقدام نهایی بخوانید.

۴دعوت با عضویت قطعی یکی نیست#

ارسال دعوت لزوماً نشان نمی‌دهد فرد وارد شده، آن را پذیرفته یا عضو نهایی کلاس شده است. وضعیت افراد را بعد از اجرا بررسی کنید و فقط ردیف‌های مشکل‌دار را طبق رفتار ابزار دوباره پیگیری کنید؛ کل فایل را بی‌دلیل تکرار نکنید.